Авансовый отчет (АО) унифицированная форма № АО-1, ОКУД 0302001 — документ, который составляется я с целью подтверждения израсходованных денежных средств, выданных сотруднику для выполнения определенного служебного поручения (командировка, закупки канцелярии или ГСМ и других хозяйственных нужд организации). Отчет можно составить вручную или с помощью специализированного программного обеспечения (ПО) по типу 1С.
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней: авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
в ред. Постановлений Правительства РФ от 14.05.2013 N 411, от 29.12.2014 N 1595
Подотчетное лицо вправе тратить денежные средства только на те цели, на которые они были ему выданы.
Авансовый отчет скачать бланк бесплатно
Организации вправе самостоятельно разрабатывать форму авансового отчета (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).
КАК ЗАПОЛНЯТЬ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ?
Для составления отчета применяется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:
- Номер и дата составления отчета;
- Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД;
- Наименование структурного подразделения организации;
- ФИО и должность подотчетного лица;
- В какой сумме выданы авансовые денежные средства;
- Назначение выданного аванса;
- Информация об остатке/перерасходе денежных средств;
- Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (квитанции, билеты, кассовые и товарные чеки и пр).
- Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
- Расписка подотчетного лица с подписью.
Подотчетное лицо, написавшее заявление на наличные деньги (с указанием суммы и срока) и получившее их по расходно-кассовому ордеру, должно предоставить АО
Указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г
Проверенный АО утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Как подтверждать расходы
Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных чеков, накладных и других расчетных документов. Обратите внимание на некоторые особенности:
- в чеке должен указывать конкретный товар (пример: нож канцелярский Silwerho), а не категория товара (например: канцелярские товары).
- все расходы расходы должны осуществляться в рабочие дни и рабочие часы.
Что, если не подтверждать расходы?
В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные средства не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия с целью уменьшения прибыли, так как их правомерное использование не доказано. Деньги считаются полученным доходом сотрудника и с них удерживается НДФЛ.